Política de tratamiento de datos
POLÍTICA INTEGRAL DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES GRUPO MANZANARES S.A.S.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
GRUPO MANZANARES S.A.S., identificada con NIT 800168533-8, con sede principal en la Anillo Vial Floridablanca - Giron Kilometro 2176 Torre 2 Oficina 539 Conjunto Natura Ecoparque Empresarial, actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, en los términos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la reglamenten, modifiquen o complementen.
La sociedad desarrolla actividades relacionadas principalmente con la explotación del sector agropecuario, incluyendo la cría, levante, ceba, procesamiento y comercialización de ganado, así como la siembra, producción, recolección, transformación y comercialización de cultivos lícitos. De igual manera, desarrolla actividades de comercialización de productos, incluyendo productos cárnicos, café y limón, a través de sus diferentes canales y puntos de venta.
En desarrollo de sus actividades, GRUPO MANZANARES S.A.S. realiza el tratamiento de datos personales de diferentes categorías de titulares, entre ellos clientes, potenciales clientes, proveedores, contratistas, trabajadores, candidatos a procesos de selección, visitantes, accionistas, administradores, representantes y demás terceros con los cuales mantiene o pueda mantener relaciones comerciales, laborales, contractuales, societarias o de cualquier otra naturaleza.
En aquellos casos en los que GRUPO MANZANARES S.A.S. realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un tercero que determine las finalidades y los medios del tratamiento, la sociedad podrá actuar en calidad de Encargado del Tratamiento, de conformidad con las instrucciones impartidas por el correspondiente Responsable y con las obligaciones establecidas en la normativa vigente.
2. OBJETO
La presente política tiene como propósito definir los lineamientos que orientan la recolección, almacenamiento, uso, circulación y eventual supresión de los datos personales por parte de GRUPO MANZANARES S.A.S., garantizando en todo momento el derecho constitucional al habeas data y asegurando el estricto cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones normativas aplicables.
3. MARCO NORMATIVO
La presente política se fundamenta en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que consagra el derecho fundamental al habeas data y a la protección de la intimidad personal y familiar. Asimismo, se rige por lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, que establece las disposiciones generales para la protección de datos personales; el Decreto 1074 de 2015, que compila la normativa en materia de comercio y protección de datos.
De igual manera, esta política se interpreta y aplica en armonía con las demás normas concordantes y complementarias que regulan la protección de datos personales en Colombia, así como con las directrices que en el futuro expida la autoridad de control competente.
4. DEFINICIONES TÉCNICAS
Para efectos de la presente política y con el fin de garantizar precisión jurídica, se adoptan las siguientes definiciones:
· Autorización: Acto mediante el cual el titular otorga consentimiento previo, expreso e informado para el tratamiento de sus datos personales. La autorización puede constar en documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita su posterior consulta.
· Dato Personal: Toda información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable, incluyendo pero sin limitarse a nombre, identificación, dirección, teléfono, correo electrónico, información laboral, financiera o académica.
· Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Se consideran datos sensibles, entre otros, los relacionados con el origen racial o étnico, la orientación sexual, las convicciones religiosas, políticas o filosóficas, así como datos biométricos (huellas, imágenes faciales, registros de voz, etc.).
· Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la recolección y finalidades del tratamiento de los datos personales. En este caso, GRUPO MANZANARES S.A.S.
· Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable, conforme a sus instrucciones.
· Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. En el contexto de GRUPO MANZANARES S.A.S., comprende clientes, empleados, contratistas, proveedores y demás personas naturales vinculadas con la sociedad.
· Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión.
· Transferencia de Datos: Envío de datos personales a un responsable ubicado dentro o fuera del territorio nacional, que recibe y decide sobre el tratamiento.
· Transmisión de Datos: Comunicación de datos personales a un encargado, dentro o fuera del territorio nacional, para que realice el tratamiento por cuenta del responsable.
5. PRINCIPIOS
Para garantizar un marco de protección transparente y confiable, la sociedad GRUPO MANZANARES S.A.S. fundamenta todas sus actuaciones y procedimientos de manejo de información en un conjunto de principios rectores derivados de la Ley 1581 de 2012 y los estándares de excelencia de instituciones líderes.
Estos principios no son meras reglas técnicas, sino garantías constitucionales esenciales destinadas a proteger de manera efectiva la intimidad personal y familiar, el buen nombre y la dignidad humana de cada paciente, colaborador, proveedor y tercero vinculado a la entidad. En consecuencia, GRUPO MANZANARES S.A.S. se compromete a que el tratamiento de los datos personales se realice de manera armónica e integral, asegurando que desde la recolección hasta la supresión de la información, se respete el derecho fundamental al hábeas data y se sigan las mejores prácticas nacionales e internacionales en la materia.
Principios Rectores
· Legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe someterse a todas las disposiciones legales vigentes que lo regulan.
· Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos no pueden ser obtenidos o divulgados sin autorización previa o mandato legal/judicial.
· Finalidad: Los datos deben ser procesados con un propósito específico, explícito y lícito, el cual debe ser informado al titular de manera clara y previa.
· Dignidad: Toda acción relacionada con el tratamiento de datos debe ejecutarse salvaguardando la dignidad del titular, protegiendo sus derechos al buen nombre, la honra y la intimidad.
Calidad y Transparencia de la Información
· Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, fraccionados o que induzcan a error.
· Transparencia: Se garantiza el derecho del titular a obtener información sobre la existencia de sus datos personales en cualquier momento y sin restricciones.
· Integridad: En el tratamiento se debe garantizar que el titular conozca la existencia de los datos que le conciernan.
Seguridad y Acceso
· Seguridad: Se deben implementar medidas técnicas, humanas y administrativas para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de la información.
· Acceso Restringido: El acceso a los datos está limitado únicamente al titular, a personas autorizadas por este o por mandato legal. Salvo la información pública, los datos no pueden estar disponibles en internet u otros medios masivos sin controles técnicos.
· Circulación Restringida: Los datos solo pueden ser enviados o suministrados al titular, sus representantes o entidades públicas en ejercicio de sus funciones legales.
· Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación laboral o contractual con la entidad.
Otros Principios Rectores
· Temporalidad: Los datos se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales.
· No Discriminación: Queda estrictamente prohibido realizar cualquier acto de discriminación basado en la información recaudada en las bases de datos.
· Necesidad y Proporcionalidad: Solo deben recolectarse los datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades, limitando el procesamiento al mínimo requerido.
6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
GRUPO MANZANARES S.A.S., tratará los datos personales para las siguientes finalidades generales y específicas, en estricto cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes:
6.1. Respecto a Clientes y Relación Comercial
· Gestión Comercial: Recolección y administración de información necesaria para la comercialización de productos, incluyendo productos cárnicos, café, limón y demás productos ofrecidos por la sociedad.
· Gestión de Ventas: Gestión de pedidos, facturación, pagos, cartera, atención de solicitudes, peticiones, quejas y reclamos, así como las demás actividades derivadas de la relación comercial con los clientes.
· Seguimiento y Atención al Cliente: Contacto con clientes, atención de solicitudes y prestación de servicios relacionados con los productos comercializados por la sociedad.
6.2. Gestión de Proveedores y Contratistas
· Gestión Contractual: Procesos de vinculación, contratación, administración y seguimiento de proveedores y contratistas.
· Gestión Administrativa y Financiera: Gestión de pagos, facturación, obligaciones contractuales y demás actividades derivadas de las relaciones comerciales y contractuales.
6.3. Gestión Administrativa y de Gestión Humana
· Procesos Administrativos: Validación de identidad, gestión de cartera, facturación, cobro de servicios y cumplimiento de obligaciones contractuales y legales.
· Gestión Humana: Procesos de selección, vinculación, capacitación, gestión de nómina, evaluación de desempeño y cumplimiento de obligaciones en materia de seguridad social y riesgos laborales.
· Cumplimiento Normativo: Atención de requerimientos de autoridades administrativas, judiciales y de control, así como el cumplimiento de obligaciones legales en materia tributaria, laboral y de protección de datos personales.
6.4. Gestión Inmobiliaria y Corporativa
· Gestión Inmobiliaria: Administración de información relacionada con la gestión, explotación, arrendamiento y demás actividades comerciales e inmobiliarias realizadas respecto de bienes propios o de terceros.
· Gestión Societaria: Administración de información relacionada con accionistas, administradores, representantes y demás personas vinculadas con la gestión corporativa de la sociedad.
6.5. Seguridad y Videovigilancia
· Seguridad: Tratamiento de datos personales e imágenes con el fin de proteger a las personas, bienes y recursos de la sociedad, controlar el acceso a sus instalaciones y prevenir o atender situaciones que puedan afectar la seguridad.
7. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES (NNA)
7.1. Datos Sensibles
Los datos sensibles, en especial aquellos relacionados con la salud, las convicciones religiosas o políticas, y los datos biométricos, serán objeto de tratamiento únicamente cuando:
· Exista autorización expresa del titular.
· Sea necesario para el cumplimiento de un deber legal o contractual.
· Se requiera para la protección de intereses vitales del titular o de otra persona.
· Se realice en el marco de actividades legítimas de la sociedad, garantizando siempre la reserva y confidencialidad.
GRUPO MANZANARES S.A.S. implementará medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger esta información, incluyendo:
· Cifrado de bases de datos y comunicaciones electrónicas.
· Control de accesos restringido y autenticación reforzada.
· Protocolos de confidencialidad firmados por el personal asistencial y administrativo.
· Auditorías periódicas sobre el manejo de datos sensibles.
7.2. Niños, Niñas y Adolescentes (NNA)
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará siempre bajo el principio del interés superior del menor, garantizando su protección integral. Para ello:
· Se requerirá la autorización expresa de los padres, tutores o representantes legales.
· Se valorará la opinión del menor, de acuerdo con su nivel de madurez y capacidad de comprensión.
· Se limitará el tratamiento a finalidades estrictamente necesarias para el cumplimiento de obligaciones legales y la protección de derechos fundamentales.
· Se adoptarán medidas adicionales de seguridad y confidencialidad, dada la especial protección que la Constitución y la Ley otorgan a los menores de edad.
8. DERECHOS DE LOS TITULARES
Los titulares de los datos personales tratados por GRUPO MANZANARES S.A.S. cuentan con los siguientes derechos, de conformidad con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes:
· Derecho de acceso: Conocer en cualquier momento los datos personales que reposan en las bases de datos de la sociedad.
· Derecho de actualización y rectificación: Solicitar la actualización, corrección o modificación de sus datos cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
· Derecho de supresión: Solicitar la eliminación de sus datos personales cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a su conservación.
· Derecho a la prueba de la autorización: Solicitar evidencia de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo en los casos exceptuados por la ley.
· Derecho a ser informado: Conocer el uso que se ha dado a sus datos personales, previa solicitud a la sociedad.
· Derecho a revocar la autorización: Retirar el consentimiento otorgado para el tratamiento de sus datos, siempre que no exista un deber legal o contractual que obligue a su permanencia.
9. DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO
En el marco de la normativa vigente, GRUPO MANZANARES S.A.S. como Responsable del Tratamiento, y en los casos en que actúe como Encargado, asume los siguientes deberes:
9.1. Deberes del Responsable del Tratamiento
· Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión.
· Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular, salvo en los casos exceptuados por la ley.
· Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad del tratamiento y los derechos que le asisten.
· Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
· Implementar las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales.
· Tramitar oportunamente las consultas y reclamos formulados por los titulares, dentro de los plazos establecidos por la ley.
· Informar a la autoridad de protección de datos sobre los incidentes de seguridad que correspondan.
· Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
9.2. Deberes del Encargado del Tratamiento
Cuando GRUPO MANZANARES S.A.S. actúe como Encargado del Tratamiento, deberá:
· Realizar el tratamiento conforme a las instrucciones del responsable.
· Abstenerse de utilizar los datos personales para fines distintos a los autorizados por el responsable.
· Implementar medidas de seguridad para proteger la información personal.
· Guardar confidencialidad respecto de los datos tratados, incluso después de finalizada la relación contractual.
· Informar al responsable sobre cualquier incidente de seguridad que comprometa la información.
· Actualizar la información de acuerdo con las solicitudes del responsable.
10. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL HABEAS DATA
10.1. Consultas
Los titulares podrán presentar consultas para conocer la información personal que repose en las bases de datos de GRUPO MANZANARES S.A.S.
· Término de respuesta: Diez (10) días hábiles contados a partir de la recepción de la solicitud.
· En caso de que no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular los motivos de la demora y se dará respuesta en un plazo adicional de cinco (5) días hábiles.
10.2. Reclamos (Corrección, Actualización o Supresión)
Los titulares podrán presentar reclamos cuando consideren que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida.
· Término de respuesta: Quince (15) días hábiles contados a partir de la recepción del reclamo.
· Si no es posible atenderlo en dicho plazo, se informará al titular los motivos de la demora y se dará respuesta en un plazo adicional de ocho (8) días hábiles.
· En caso de que el reclamo esté incompleto, se requerirá al titular para que lo subsane en un término de dos (2) meses. Si no lo hace, se entenderá desistido.
10.3. Canales de Atención
Los titulares podrán ejercer sus derechos a través de los siguientes canales:
· Presencialmente: En las oficinas de GRUPO MANZANARES S.A.S., ubicadas en el Anillo Vial Floridablanca - Giron Kilometro 2176 Torre 2 Oficina 539 Conjunto Natura Ecoparque Empresarial, Santander.
· Correo electrónico: juridica@gmanzanares.com
· Otros canales: Los dispuestos por la sociedad en su área de atención al cliente, tales como líneas telefónicas o plataformas digitales, que serán informados oportunamente a los titulares.
11. SEGURIDAD Y VIDEOVIGILANCIA
GRUPO MANZANARES S.A.S. implementa medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas orientadas a garantizar la protección de los datos personales y la integridad de sus instalaciones:
· Seguridad lógica: Se emplean herramientas y medidas de protección informática, respaldos de información y controles de acceso.
· Seguridad física: Se cuenta con controles de acceso restringido a las áreas críticas, registro de visitantes, custodia de documentos sensibles y protocolos de seguridad para el manejo de archivos.
· Videovigilancia: La sociedad podrá utilizar sistemas de cámaras de seguridad instaladas en sus instalaciones y puntos de venta, con el fin de proteger a las personas, bienes y recursos. Las imágenes captadas podrán ser utilizadas como prueba en procesos disciplinarios, administrativos o judiciales, siempre en cumplimiento de la normativa vigente.
· Confidencialidad y reserva: El acceso a las grabaciones de videovigilancia estará limitado al personal autorizado, garantizando la confidencialidad y el uso legítimo de la información.
12. RÉGIMEN DISCIPLINARIO
El uso indebido de los datos personales, así como la vulneración de las políticas, protocolos y procedimientos de seguridad establecidos por GRUPO MANZANARES S.A.S., constituirá una falta grave y dará lugar a la imposición de sanciones de carácter laboral, contractual y/o legal, según corresponda.
· Ámbito laboral: Los trabajadores que incurran en conductas contrarias a esta política podrán ser objeto de medidas disciplinarias internas, conforme al reglamento de trabajo y la legislación laboral vigente.
· Ámbito contractual: Los contratistas, proveedores o terceros vinculados que incumplan las obligaciones de confidencialidad y protección de datos podrán ser sancionados conforme a las cláusulas contractuales, incluyendo la terminación anticipada del contrato y la exigencia de indemnizaciones por perjuicios.
· Ámbito legal: Las conductas que constituyan infracción a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1074 de 2015 o a las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio podrán dar lugar a investigaciones administrativas, sanciones pecuniarias y demás consecuencias legales previstas en la normativa aplicable.
En todos los casos, GRUPO MANZANARES S.A.S. garantizará el debido proceso y el derecho de defensa de las personas involucradas, asegurando que las medidas disciplinarias se apliquen de manera proporcional y conforme a la Ley.
13. GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD
GRUPO MANZANARES S.A.S. establece un procedimiento interno para la atención de incidentes de seguridad que puedan comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales:
· Identificación del incidente: Detección temprana de accesos no autorizados, pérdida de información, alteración de datos o cualquier evento que represente un riesgo para la seguridad de la información.
· Contención: Implementación inmediata de medidas técnicas y administrativas para limitar el alcance del incidente y evitar su propagación.
· Evaluación de impacto: Análisis de la magnitud del incidente, identificación de los datos afectados, valoración de riesgos para los titulares y determinación de las medidas correctivas necesarias.
· Notificación a la autoridad competente: Reporte oportuno a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), conforme a lo dispuesto en la normativa vigente, cuando el incidente represente un riesgo significativo para los titulares.
· Comunicación al titular: Información directa al titular afectado, cuando el incidente pueda comprometer sus derechos, indicando las medidas adoptadas para mitigar el impacto y prevenir su repetición.
· Registro y seguimiento: Documentación detallada del incidente, las acciones realizadas y los resultados obtenidos, con el fin de fortalecer los protocolos de seguridad y prevenir futuros eventos.
14. VIGENCIA Y ALMACENAMIENTO
GRUPO MANZANARES S.A.S. conservará los datos personales únicamente durante el tiempo que sea necesario para cumplir con la finalidad para la cual fueron recolectados, respetando en todo momento los principios de necesidad y proporcionalidad.
· Datos generales: Se almacenarán mientras subsista la relación contractual, asistencial, laboral o comercial con el titular, y por el tiempo adicional requerido para el cumplimiento de obligaciones legales o regulatorias.
· Datos de carácter administrativo y financiero: Se mantendrán por los plazos exigidos por la legislación tributaria, laboral y contable.
· Otros datos personales: Se conservarán durante el tiempo necesario para el cumplimiento de las finalidades para las cuales fueron recolectados y de las obligaciones legales aplicables.
15. MODIFICACIONES
GRUPO MANZANARES S.A.S. se reserva el derecho de modificar, actualizar o complementar en cualquier momento la presente política de tratamiento de datos personales, con el fin de ajustarla a cambios normativos, jurisprudenciales, regulatorios o a nuevas directrices impartidas por la autoridad de protección de datos.
Las modificaciones sustanciales serán informadas a los titulares con una antelación mínima de diez (10) días hábiles, a través de los canales institucionales de comunicación, incluyendo la página web oficial, carteleras informativas en la sede principal, correo electrónico institucional y demás medios que se consideren idóneos para garantizar la publicidad de los cambios.
En todo caso, las modificaciones no afectarán el respeto por los derechos fundamentales de los titulares ni las garantías de seguridad y confidencialidad que rigen el tratamiento de sus datos personales.
Floridablanca, 07 de Septiembre de 2026
